Offene Forderungen

Mahnwesen-Software für Selbstständige

Offene Rechnungen nachhalten, ohne deinen Kunden hinterherzulaufen: Sumaro zeigt offene und überfällige Rechnungen, ordnet Zahlungseingänge zu und bereitet Erinnerungen oder Mahnungen im passenden Kontext vor. Du entscheidest, was versendet wird.

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Fälligkeiten im Blick
Mahnläufe vorbereiten
Zahlungen zuordnen

Fälligkeiten im Blick

Mahnläufe vorbereiten

Zahlungen zuordnen

Kontrollierte Freigaben

Das Problem hinter dem Problem

Eine versendete Rechnung ist noch kein bezahlter Auftrag.

Wenn Fälligkeiten in Kalendern, Postfächern und Tabellen verschwinden, werden freundliche Erinnerungen schnell zu spät oder doppelt verschickt – und du erfährst erst spät, dass Geld fehlt, das du eigentlich schon eingeplant hattest. Sumaro macht den offenen Vorgang sichtbar, bevor er aus deinem Arbeitsgedächtnis rutscht.

So löst Sumaro es

Fälligkeit sehen, Zahlung zuordnen, nächsten Schritt freigeben.

Arbeitsschritt 01

Offene Posten sehen, bevor sie im Alltag verschwinden

Eine klare Liste zeigt dir, welcher Betrag offen ist, wann er fällig war und wie lange du bereits wartest. Daneben steht, wann der Kunde erfahrungsgemäß zahlt – gelernt aus seinen eigenen bisherigen Zahlungen, nicht aus einer Branchenannahme.

Offener Betrag je Rechnung
Fälligkeit und Dauer der Überfälligkeit
Erwartetes Eingangsdatum je Kunde

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Sumaro-Forderungsliste mit typischem Zahlverhalten und erwartetem Eingangsdatum

Arbeitsschritt 02

Nicht nur überfällig. Sondern auffällig.

Jedes Mahnwesen kennt „überfällig“. Sumaro kennt „im Rahmen“: Wer sonst zwölf Tage nach Fälligkeit zahlt, ist am fünften Tag zwar überfällig, aber unauffällig – und wer aus seinem eigenen Muster fällt, wird sichtbar. Die Einordnung entsteht ab der dritten bezahlten Rechnung desselben Kunden; darunter gilt der Durchschnitt der Kunden, für die genug Erfahrung vorliegt.

Einordnung am eigenen Zahlmuster des Kunden
Fünf Stufen, Fristen und Versandart selbst gesetzt
Ein Kunde, ein Schreiben – nicht vier Mails

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Arbeitsschritt 03

Zahlung zuordnen – und niemanden mahnen, der längst bezahlt hat

Eindeutige Zahlungseingänge ordnet Sumaro selbst zu, alles andere bleibt ein Vorschlag, den du prüfst. Und unmittelbar vor dem Versand schaut der Mahnlauf noch einmal auf den Zahlungsstand: Zwischen der nächtlichen Planung und deiner Freigabe am Vormittag kann Geld eingegangen sein.

Eindeutige Eingänge werden zugeordnet
Erneute Prüfung direkt vor dem Versand
Verlauf bleibt nachvollziehbar

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Bankabgleich in Sumaro: Umsätze und Belege nebeneinander

Finanzcockpit · Zeitersparnis

Weniger Nacharbeit nach jedem Auftrag. Mehr Zeit für dein Geschäft.

Sumaro verbindet Automatisierung, KI-Hilfe und Finanzüberblick in einem Arbeitsbereich. Du überträgst weniger doppelt und prüfst die Vorgänge, bei denen deine Entscheidung wirklich zählt.

Die tatsächliche Zeitersparnis hängt von deinem Ablauf ab. Deshalb ist sie im Test messbar: einmal deinen bisherigen Monatslauf stoppen, danach denselben Kundenfall in Sumaro durchführen und die verbleibenden Prüfschritte vergleichen.

Die KI-Hilfe für Angebote setzt eine aktivierte KI-Konfiguration voraus; Automatisierung und KI sind bei Sumaro bewusst getrennt beschrieben.

Autopilot und Finanzcockpit ansehen →

Wiederkehrende Rechnungen

Sumaro erzeugt fällige Rechnungsentwürfe mit Leistungszeitraum und Zahlungsziel im Voraus zur Prüfung.

Zahlungseingänge

Du importierst Kontoumsätze als CSV. Sumaro gleicht importierte Umsätze ab und ordnet eindeutige Zahlungseingänge offenen Rechnungen zu.

Erinnerungen und Mahnungen

Der tägliche Mahnlauf bereitet fällige Schreiben vor. Versendet wird erst nach deiner Freigabe.

Eingangspost

Belege aus dem überwachten Postfach landen regelmäßig gesammelt zur Prüfung an einem Ort.

Finanzielle Orientierung

Zahlungshorizont, Umsatzlücken und eine erwartete Steuerreserve zeigen, was als Nächstes zählt.

Kurz gesagt: Sumaro reduziert die kaufmännische Nacharbeit dort, wo sie sich jeden Monat wiederholt. Der Autopilot bereitet planbare Vorgänge vor, die KI hilft bei Angeboten und das Dashboard ordnet Zahlungseingänge, offene Vorgänge, Umsatzlücken und Steuerreserve. Kritische Schritte bleiben bewusst prüfbar – damit Zeit gespart wird, ohne Kontrolle abzugeben.

Praktisch eingeordnet

Was im Alltag wirklich zählt.

Forderungen nach Handlungsbedarf sortieren

Nicht jede überfällige Rechnung braucht dieselbe Nachricht. Ein guter Morgen beginnt mit einer Liste, die Fälligkeit, Restbetrag, bisherigen Kontakt und Kundenkontext zeigt. Eine kleine Verspätung bei einem langjährigen Kunden kann anders behandelt werden als eine bestrittene hohe Forderung.

Sumaro hilft beim Sortieren und stellt Vorlagen bereit. Du entscheidest, ob eine freundliche Erinnerung, eine formale Mahnung oder zunächst ein persönliches Gespräch sinnvoll ist. Dadurch bleibt Automatisierung ein Werkzeug und wird nicht zur unpassenden Eskalation.

Mahnkommunikation mit Kontext

Eine Nachricht wirkt fairer, wenn sie die richtige Rechnung, den offenen Restbetrag und die ursprüngliche Fälligkeit nennt. Bei Teilzahlungen muss der bereits eingegangene Betrag sichtbar sein. Ein Zahlungsweg und ein Ansprechpartner reduzieren Rückfragen.

Dokumentiere Versand, Antwort und vereinbarte nächste Schritte. Wenn ein Kunde eine Stundung erhält, wird der neue Termin am Vorgang hinterlegt. So verhindert der nächste Mahnlauf, dass eine bereits geklärte Situation wieder als Standardfall erscheint.

Vom offenen Betrag zur geklärten Zahlung

Nach einem Zahlungseingang wird der offene Betrag neu berechnet. Überzahlungen, Gebühren und Sammelzahlungen prüfst du separat. Erst wenn der Vorgang vollständig geklärt ist, endet der Mahnstatus.

Bei einem Widerspruch stoppst du den automatischen Ablauf und sammelst die Fakten. Größere oder rechtlich strittige Forderungen gehören in fachkundige Hände. Eine Software darf dabei helfen, den Verlauf zu liefern, nicht die Entscheidung zu ersetzen.

Mahnwesen, das zu deiner Beziehung passt

Lege für deine häufigsten Situationen eigene Vorlagen an: eine freundliche Zahlungserinnerung, eine sachliche erste Mahnung und eine Nachricht nach einer vereinbarten Stundung. Der Text bleibt flexibel, während Rechnung, Betrag und Frist aus dem Vorgang kommen.

So musst du nicht jedes Mal neu beginnen, behältst aber die Kontrolle über Ton und Zeitpunkt. Das ist für eine kleine Kundenbeziehung sinnvoller als ein vollständig unpersönlicher Automatismus.

Fragen vor dem Start

Was du vor dem Test wissen willst.

Kein Funktionsversprechen ohne Einordnung. Hier steht, was Sumaro vorbereitet, was du prüfst und wie der Einstieg funktioniert.

Versendet Sumaro Mahnungen automatisch?

Sumaro macht fällige und überfällige Forderungen sichtbar und bereitet Nachrichten vor. Du prüfst Kontext, Teilzahlungen und Ton, bevor eine Mahnung versendet wird.

Kann ich eine geklärte Forderung aus dem Mahnlauf nehmen?

Ja. Zahlung, Stundung oder Widerspruch werden am Vorgang berücksichtigt. So bleibt die Entscheidung bei dir und geklärte Fälle werden nicht blind weiterverfolgt.

Der nächste Schritt

Lass keine offene Rechnung mehr im Postfach verschwinden.

Teste deinen echten Forderungslauf: Rechnung anlegen, Zahlung zuordnen und eine Erinnerung vorbereiten. 30 Tage kostenlos, mit kontrollierter Freigabe vor dem Versand.

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