Rechnungen erstellen, ohne den Auftrag neu zusammenzusetzen
Ein Rechnungsprogramm ist dann hilfreich, wenn es nicht nur ein PDF erzeugt. Sumaro verbindet Kunden, Projekte, Angebote, Rechnungen, Zahlungen und offene Forderungen, damit du weniger doppelt überträgst.
Vom Angebot zur Rechnung ohne doppelte Eingabe
Kundendaten und Positionen können aus einem angenommenen Angebot in eine Rechnung übernommen werden. Du musst den Auftrag nicht in einer Vorlage neu zusammensetzen und siehst weiterhin, wie Rechnung und Projekt zusammengehören.
Bei wiederkehrenden oder ähnlichen Leistungen helfen Vorlagen und klare Status. Die Anwendung zeigt, ob ein Dokument Entwurf, versendet, überfällig oder bezahlt ist. So bleibt der nächste kaufmännische Schritt sichtbar.
- Kunden und Projekte verknüpfen
- Angebote weiterführen
- Leistungszeitraum und Zahlungsziel erfassen
- PDF, XRechnung und ZUGFeRD vorbereiten
Nummernkreise und Workspace-Trennung
Jeder Workspace führt eigene Einstellungen und Nummernkreise. Das ist wichtig, wenn mehrere Solo-Dienstleister dieselbe SaaS-Anwendung nutzen. Eine Nummer wird transaktionssicher vergeben und nach dem Versand nicht still verändert.
Bei Korrekturen, Stornos oder Rückfragen bleibt der ursprüngliche Vorgang nachvollziehbar. Die Datenbank unterstützt diese Grenze zusätzlich zur Anwendung.
Zahlungen und offene Beträge im selben Ablauf
Eine Rechnung ist organisatorisch nicht erledigt, sobald sie versendet wurde. Sumaro zeigt Fälligkeit, Zahlungseingänge und offene Beträge zusammen mit dem Dokument. Teilzahlungen und Zuordnungen bleiben im Verlauf sichtbar.
Wenn eine Frist überschritten wird, kannst du eine Erinnerung oder Mahnung vorbereiten. Die Anwendung automatisiert Routine, entscheidet aber nicht eigenständig über strittige Forderungen oder rechtliche Schritte.
Für wen das passt
Sumaro richtet sich an deutsche Solo-Dienstleister und kleine Unternehmen, die Angebote, Rechnungen, Belege und Zahlungseingänge an einem Ort halten wollen. Wer eine umfangreiche Warenwirtschaft, mehrere hundert Benutzer oder individuelle Konzernprozesse benötigt, braucht möglicherweise ein anderes System.
Vor dem Start testest du am besten deinen echten Ablauf: Kunden anlegen, Angebot erstellen, Rechnung erzeugen, Zahlung zuordnen und einen Export prüfen.
Transparente Grenzen
Sumaro unterstützt Rechnungsprozesse, ersetzt aber keine Steuerberatung. Aussagen zu GoBD, E-Rechnung und Steuerrecht werden deshalb mit Quellen und Einschränkungen formuliert. Die fachliche Richtigkeit deiner Einordnung und die Freigabe vor dem Versand bleiben bei dir.
Für wen der Rechnungsablauf passt
Der Ablauf eignet sich für Beratung, Gestaltung, Entwicklung, Coaching, Agenturleistungen und andere Tätigkeiten, bei denen ein Auftrag aus wenigen klaren Positionen besteht. Du brauchst keine Warenwirtschaft, um einen Kunden anzulegen, ein Angebot zu schreiben, eine Rechnung festzuschreiben und den Zahlungseingang zu verfolgen.
Wenn du viele Lagerbewegungen, komplexe Artikelvarianten oder eine große Vertriebsorganisation verwaltest, ist eine breitere Lösung wahrscheinlich sinnvoller. Sumaro grenzt den Schwerpunkt bewusst ein: Der kaufmännische Ablauf eines kleinen Dienstleistungsbetriebs soll zuverlässig funktionieren, ohne eine Enterprise-Suite nachzuahmen.
Von der Entwurfsliste bis zur Zahlung
Im Entwurf kannst du Kundendaten und Positionen noch bearbeiten. Beim Festschreiben erhält das Dokument seine Nummer und die Fassung, die später versendet und archiviert wird. Der Status wechselt danach über Versand, Fälligkeit, Teilzahlung oder vollständige Zahlung. Offene Beträge bleiben sichtbar, statt in einem separaten Tabellenblatt zu verschwinden.
Bei einer Korrektur bleibt der ursprüngliche Vorgang erhalten. Für wiederkehrende Leistungen kannst du eine Vorlage vorbereiten, musst den konkreten Zeitraum, Betrag und Empfänger aber vor dem Festschreiben prüfen. So unterstützt die Software Routine, ohne die fachliche Kontrolle aus dem Prozess zu entfernen.
- Entwürfe vor dem Festschreiben prüfen
- Status und offene Beträge aus dem Dokument ableiten
- Korrekturen mit Bezug zur Originalrechnung führen
Export und Übergabe an die Steuerberatung
Ein Rechnungsprogramm muss nicht die Steuerberatung ersetzen. Es sollte aber einen verständlichen Export liefern: Rechnungen, Angebote, Zahlungen und relevante Anhänge lassen sich nach Zeitraum oder Vorgang zusammenstellen. Vor einer Übergabe prüfst du, ob die Dateien vollständig und in der richtigen Fassung enthalten sind.
Bei E-Rechnungen gehören strukturierte Originaldaten zum Vorgang. Ein Ausdruck oder ein Screenshot ist keine gleichwertige Ablage. Sumaro macht diese Unterscheidung sichtbar und formuliert deshalb Unterstützung statt einer nicht belegten Zertifizierung.
Teste die Funktion dort, wo dir heute Nacharbeit entsteht.
Lege deinen typischen Vorgang in Sumaro an und prüfe, was du nicht mehr doppelt übertragen musst. 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.