Belege zuordnen, bevor der Monatsabschluss zur Sucharbeit wird
Belege liegen dort, wo sie ankommen: im Mailanhang, auf dem Beifahrersitz, im Download-Ordner. Die Zuordnung kostet dann Monate später die Zeit, die beim Entstehen zehn Sekunden gedauert hätte. Sumaro bringt Beleg und Geschäftsvorfall zusammen, sobald beides da ist.
Beleg und Ausgabe zusammenhalten
Erfasse eine Ausgabe mit Betrag, Datum, Kategorie und Geschäftspartner und ordne den Beleg direkt zu. So musst du beim Export nicht mehr aus Dateinamen rekonstruieren, wofür ein Betrag stand.
Ein Beleg kann zu einem Projekt oder einer Rechnung gehören. Diese Beziehungen helfen bei Rückfragen und machen Monatsübersichten verständlicher.
Belege kommen aus dem überwachten Postfach, per Drag-and-drop oder direkt vom Smartphone fotografiert. Findet keine Textregel etwas, liest eine KI automatisch nach, bevor ein Beleg als „nichts erkannt“ gilt. Ein Beleg lässt sich löschen, solange keine Ausgabe daran hängt.
- PDF, PNG und JPG verarbeiten
- Drag-and-drop-Upload oder Kamera-Aufnahme vom Smartphone
- Ausgabe und Beleg verknüpfen
- Kategorien pro Workspace führen
- Unterlagen gesammelt exportieren
Sichere Dateipfade für Workspaces
Dateien werden für neue Workspaces unter einem eigenen Pfad abgelegt. Das verhindert, dass ein Dateiname oder ein Portal-Link versehentlich auf Unterlagen eines anderen Kunden zeigt. Zugriffe werden zusätzlich durch die Mandantenlogik und Storage-Berechtigungen begrenzt.
Für Portale und Exporte gelten dieselben Grenzen wie für die App. Ein öffentlicher Kundenlink gibt nur den vorgesehenen Vorgang frei.
Was ein guter Monatsprozess braucht
Belege sollten zeitnah hochgeladen, geprüft und kategorisiert werden. Ein monatlicher Kontrolllauf findet fehlende Dateien, unklare Beträge und nicht zugeordnete Bankbewegungen, bevor die Unterlagen an die Steuerberatung gehen.
Die Anwendung kann Hinweise liefern; die steuerliche Einordnung einer Ausgabe bleibt deine Verantwortung und kann eine Rückfrage bei der Steuerberatung erfordern.
Wiederfinden statt archivieren und vergessen
Suche nach Kunde, Kategorie, Zeitraum oder Projekt macht aus einem Archiv ein Arbeitsmittel. Ein sauberer Dateiname ist hilfreich, aber die strukturierte Zuordnung ist wichtiger als ein perfekter Ordnerbaum.
Teste vor dem Start einen Monatswechsel und einen Export. So weißt du, ob die Daten in der Form vorliegen, die du tatsächlich weitergeben möchtest.
Vom Belegeingang bis zum Monatsabschluss
Ein Beleg kann als PDF, Bild oder E-Mail-Anhang eintreffen. Entscheidend ist, dass du ihn einem Geschäftsvorgang zuordnest und den Betrag, das Datum, den Lieferanten sowie die Kategorie kontrollierst. Eine zentrale Belegansicht macht sichtbar, welche Ausgaben noch geprüft, einem Projekt zugeordnet oder an die Steuerberatung exportiert werden müssen.
Ordne den Beleg möglichst zeitnah zu. Wenn du mehrere Wochen wartest, fehlen oft Kontext und Zahlungsbezug. Ein kurzer Kommentar oder ein Projektverweis erklärt später, wofür eine Ausgabe entstanden ist. Das ist für den eigenen Monatsabschluss ebenso hilfreich wie für Rückfragen zu einzelnen Buchungen.
- Originaldatei mit dem Geschäftsvorgang verknüpfen
- Lieferant, Datum, Betrag und Kategorie prüfen
- Ungeklärte Belege als offene Aufgabe markieren
Belegqualität und Dubletten kontrollieren
Ein Dateiname allein ist keine zuverlässige Dublettenprüfung. Gleiche Beträge und Händler können an verschiedenen Tagen auftreten, während derselbe Beleg mehrfach hochgeladen werden kann. Sumaro kann verdächtige Übereinstimmungen hervorheben; die endgültige Entscheidung bleibt bei dir, damit eine legitime wiederkehrende Ausgabe nicht versehentlich verschwindet.
Achte außerdem darauf, dass die Originaldatei lesbar bleibt und nicht nachträglich durch eine neue Version ersetzt wird. Bei einer Korrektur oder einem fehlenden Nachweis ergänzt du einen nachvollziehbaren Hinweis. So wird aus einem Ordner voller Anhänge ein prüfbarer Ausgabenprozess.
Ausgaben, Bank und Steuerberatung verbinden
Wenn eine Bankbewegung zu einem Beleg passt, kann die Zuordnung vorbereitet werden. Bei mehreren plausiblen Treffern fragt der Ablauf nach, statt automatisch die falsche Ausgabe zu markieren. Diese Zurückhaltung ist bei kleinen Betrieben wichtig, weil eine falsche Zuordnung später schwerer zu finden ist als eine offene Prüfung.
Vor dem Export legst du den Zeitraum und die benötigten Dokumente fest. Sumaro liefert eine Arbeitsgrundlage; welche Kontierung, Vorsteuerbehandlung oder Aufbewahrung im Einzelfall gilt, entscheidet die fachliche Beratung.
Teste die Funktion dort, wo dir heute Nacharbeit entsteht.
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