Kundendaten einmal pflegen, im ganzen Auftrag weiterverwenden
Eine Kundenverwaltung ist dann nützlich, wenn sie mit dem eigentlichen Auftrag verbunden ist. Sumaro hält Kontaktdaten, Projekte, Angebote, Rechnungen und Zahlungen zusammen, damit du nicht mehrere widersprüchliche Datensätze pflegst.
Ein Kundenstamm für den ganzen Auftrag
Name, Anschrift, E-Mail und Zahlungsdaten werden zentral gepflegt. Angebote und Rechnungen übernehmen den aktuellen Stand, während versendete Dokumente ihren historischen Inhalt behalten.
So bleibt nachvollziehbar, welche Adresse auf einer alten Rechnung stand und welche Kontaktdaten heute gelten.
- Kunden und Projekte verbinden
- Kontaktdaten einmal pflegen
- Dokumente aus dem Kundenkontext öffnen
- Historische Dokumente unverändert halten
Projekte als Verbindung zwischen Leistung und Rechnung
Ein Projekt bündelt Leistungen, Anhänge, Angebote und Rechnungen. Das ist für Beratung, Entwicklung, Gestaltung und laufende Betreuung hilfreicher als eine reine Liste von Dokumenten.
Der Projektstatus ersetzt keine Projektmanagement-Suite, zeigt aber, welcher kaufmännische Schritt als Nächstes ansteht.
Mandantengetrennt und exportierbar
Jeder Workspace sieht nur seine Kunden und Dokumente. Nummernkreise, Einstellungen und Dateien werden ebenfalls getrennt geführt.
Wenn Daten an die Steuerberatung oder den Kunden gehen, kannst du sie aus dem passenden Kontext exportieren, statt versehentlich Unterlagen eines anderen Workspaces einzuschließen.
Einfacher Start ohne CRM-Overhead
Sumaro richtet sich an Einzelpersonen und kleine Teams, die Rechnungs- und Verwaltungsarbeit zusammenhalten wollen. Für komplexe Sales-Pipelines, Kampagnen und Marketingautomationen ist eine spezialisierte CRM-Lösung die passendere Ergänzung.
Ein Kundenstamm, der mit dem Auftrag wächst
Beim ersten Kontakt reichen oft Name und E-Mail. Vor einem Angebot ergänzt du Anschrift, Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und gegebenenfalls Referenzen. Diese Informationen liegen danach am Kunden und werden in den jeweiligen Vorgang übernommen. So musst du nicht bei jeder Rechnung eine alte PDF öffnen, um eine Adresse zu kopieren.
Ändert sich eine Adresse, wird der aktuelle Kundenstamm aktualisiert. Bereits versendete Dokumente behalten ihre historische Fassung. Diese Trennung zwischen aktuellem Stammsatz und archiviertem Dokument verhindert, dass eine spätere Änderung alte Rechnungen unbemerkt verändert.
- Aktuelle Stammdaten und historische Dokumente trennen
- Rechnungsadresse vor dem Festschreiben prüfen
- Kundennotizen auf den geschäftlichen Zweck begrenzen
Kundenverwaltung ohne unnötigen CRM-Overhead
Sumaro ist für den kaufmännischen Teil der Kundenbeziehung gedacht. Du siehst Projekte, Angebote, Rechnungen, Zahlungen und offene Forderungen am passenden Kontext. Marketingkampagnen, komplexe Lead-Pipelines oder Support-Tickets gehören nicht zum Kern. Diese Grenze hält die Oberfläche ruhig und macht den Nutzen für Einzelpersonen verständlich.
Wenn ein Kunde mehrere Projekte hat, bleibt jedes Projekt mit seinen Dokumenten getrennt. Ein gemeinsamer Kundenstamm verhindert trotzdem doppelte Adressen und erleichtert die Suche. Vor einem Export wählst du den konkreten Vorgang, damit nicht versehentlich Unterlagen eines anderen Projekts enthalten sind.
Mandantengetrennte Daten und sichere Übergaben
Jeder Workspace hat eigene Kunden, Nummernkreise, Einstellungen und Dateien. Ein Benutzer sieht nur die Workspaces, denen er zugeordnet ist. Die Datenbank erzwingt diese Grenze zusätzlich zur Anwendung, damit eine fehlerhafte URL oder ein unvollständiger Filter nicht zu fremden Datensätzen führt.
Für die Steuerberatung oder einen Kunden exportierst du gezielt den benötigten Zeitraum und Vorgang. Prüfe die Auswahl vor dem Versand und bewahre den Exportnachweis auf. So bleibt die Kundenverwaltung ein Arbeitsmittel und wird nicht zu einem unkontrollierten Datenlager.
Teste die Funktion dort, wo dir heute Nacharbeit entsteht.
Lege deinen typischen Vorgang in Sumaro an und prüfe, was du nicht mehr doppelt übertragen musst. 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.