Buchhaltung für Freelancer: sehen, was vom Honorar bleibt
Als Freelancer verhandelst du Tagessätze, nicht Gehälter. Was am Monatsende auf dem Konto liegt, ist deshalb nie das, was dir gehört – Umsatzsteuer und Einkommensteuer sind schon eingerechnet, nur eben noch nicht abgezogen. Sumaro hält Angebote, Rechnungen, Belege und Zahlungen zusammen und rechnet jede Nacht heraus, was davon wirklich frei ist.
Das Honorar ist nicht dein Geld
Ein Tagessatz von 800 Euro klingt anders als das, was davon übrig bleibt. Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt, ein Teil des Gewinns der Einkommensteuer. Wer diese Beträge nicht trennt, plant mit Geld, das ihm nicht gehört – und merkt es beim Bescheid.
Sumaro rechnet die Rücklage aus jedem Zahlungseingang mit und weist getrennt aus, was erwartet wird und was davon schon vergeben ist. Die Zahl steht morgens auf dem Dashboard, nicht erst im Frühjahr.
- Umsatzsteuer und Rücklage getrennt ausweisen
- Erwarteter Eingang der nächsten 30 Tage
- Gerechnetes und Geschätztes bleiben getrennt
Ein Ablauf statt fünf Werkzeuge
Viele Freelancer arbeiten mit einer Vorlage für Angebote, einer zweiten für Rechnungen, einem Ordner für Belege und einer Tabelle für die Übersicht. Jeder Medienbruch kostet Zeit und erzeugt Abweichungen zwischen den Ständen.
In Sumaro bleiben Kunde, Projekt, Angebot und Rechnung derselbe Vorgang. Aus einer Zusage wird die Rechnung, ohne dass du Positionen abtippst; der Zahlungseingang landet am selben Vorgang.
- Angebot in Rechnung überführen
- Kundendaten einmal pflegen
- Belege beim Vorgang ablegen
- XRechnung und ZUGFeRD aus derselben Rechnung
Offenen Honoraren nicht hinterherlaufen
Zahlungsverzug ist im Freelancing die Regel, nicht die Ausnahme. Sumaro lernt aus den bezahlten Rechnungen, wie viele Tage ein Kunde üblicherweise braucht, und ordnet ein, ob jemand aus dem Rahmen fällt oder nur wie immer ist.
Erinnerungen und Mahnungen entstehen als Entwurf. Ob, wann und in welchem Ton sie rausgehen, entscheidest du – gerade bei Kunden, mit denen du weiterarbeiten willst.
Wenn du von einem anderen Programm kommst
Deine Kundenliste bringst du als CSV mit: Du ordnest die Spalten selbst zu und siehst jede Zeile, bevor etwas angelegt wird. Erprobt ist der Weg an einem echten Lexoffice-Export mit 35 Spalten.
Rechnungen und Belege des laufenden Jahres bleiben bewusst im alten Programm. Ein Stichtag ist sauberer als eine halbe Migration – das alte System muss ohnehin lesbar bleiben.
Teste die Funktion dort, wo dir heute Nacharbeit entsteht.
Lege deinen typischen Vorgang in Sumaro an und prüfe, was du nicht mehr doppelt übertragen musst. 30 Tage kostenlos, ohne Vertragsbindung.