Kleinunternehmer-Rechnung: Diese Angaben gehören hinein.
Für Umsätze nach der Kleinunternehmerregelung gelten eigene Mindestangaben. Diese Checkliste übersetzt die amtlichen Vorgaben in eine praktische Reihenfolge – ohne individuelle Steuerberatung zu ersetzen.
Die Pflichtangaben als Checkliste
Name und Anschrift
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers.
Steuerliche Identifikation
Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder – soweit vorhanden und einschlägig – Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
Leistung
Menge und Art gelieferter Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
Gesamtentgelt und Hinweis
Das Entgelt in einer Summe sowie ein Hinweis, dass für die Lieferung oder Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Besondere Fälle
Je nach Fall können weitere Hinweise nötig sein, etwa zur Aufbewahrungspflicht oder bei einer Gutschrift.
Welcher Hinweis ist sinnvoll?
Die Verordnung verlangt einen Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine klare Formulierung ist zum Beispiel: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Weise keine Umsatzsteuer aus, wenn du die Kleinunternehmerregelung auf den betreffenden Umsatz anwendest. Ein unberechtigter Steuerausweis kann eigene Folgen haben. Bei Unsicherheit gehört die Frage in die Steuerberatung.
Braucht die Rechnung eine Rechnungsnummer?
§ 34a UStDV nennt für die vereinfachten Mindestangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung keine Rechnungsnummer. Für deine interne Ordnung und nachvollziehbare Abläufe ist ein eindeutiger Nummernkreis dennoch sinnvoll. Andere Vorschriften oder Geschäftsfälle können zusätzliche Anforderungen auslösen.
E-Rechnung: PDF ist nicht automatisch E-Rechnung
Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn enthält strukturierte Daten, die elektronisch weiterverarbeitet werden können. Das Bundesfinanzministerium nennt insbesondere Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen. XRechnung und ZUGFeRD sind dafür verbreitete Wege.
Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen; für die Ausstellung gelten Übergangsregeln und Ausnahmen. Prüfe die aktuell für deinen Fall geltende Regelung.
Amtliche Quellen
Maßgeblich sind die aktuellen Gesetzestexte und Verwaltungsinformationen, nicht dieser Überblick.